עבודת המזכירות הכללית / ( הוועד המקומי ) :
התכלית: ייצוג הציבור באופן אמין ומהימן ופקוח על תהליכים.
המטרה: לאפשר ביצוע תהליכי ההשתנות בדרך שיתופית מאוזנת והוגנת. לבנות את אמון
הציבור.
סמכות: להוביל ולפקח על תהליכי השינוי והניהול של קליה, תוך שמירה וקיום אמון, אמינות
וביקורת מרבית כלפי הציבור.
ההרכב: עפ"י תקנון האגודה חברי המזכירות הכללית חייבים להיות חברי האגודה. בוועדה יהיו
חברים – מנהל קהילה, מרכז משק, מנהל משאבי אנוש, גזבר , 6 נבחרי ציבור + יו"ר.
תפקיד היו"ר:
קליה מנוהלת ומונהגת ע"י חבריה.
יו"ר המזכירות הכללית הוא יו"ר הוועד המקומי .
תפקידיו - ניהול ישיבות המזכירות
ריכוז נושאים לדיון, הכנת החומר לדיון.
קשר עם בעלי תפקידים, בקרה ובקורת, על בסיס אמון, שותפות ותמיכה.
בקרה על ביצוע החלטות המזכירות הכללית.
נציגות הקבוץ במליאת המועצה, מועצת התנועה, בעל זכות חתימה.
היקף משרה - 4 ימים בחודש.
המבנה הארגוני המוצע:
קהילה
שרותי קהילה חינוך,בריאות
|
עסקים
מפעלים, ענפים, שותפויות
|
פירוט המבנה הארגוני:
- האסיפה הכללית: הגוף העליון לקבלת החלטות, מהווה מקור הסמכות לקבוץ קליה, מוסדותיו וחבריו.
- יו"ר הוועד המקומי (המזכירות הכללית): ממלא התפקיד הבכיר של קבוץ קליה, מרכז ומנהל פעילות המזכירות הכללית.
- הוועד המקומי (המזכירות הכללית): גוף ציבורי המשלב בעלי תפקידים ונבחרי ציבור. כפוף לאסיפה הכללית. מוביל, מנחה, מפקח על תהליכי ניהול, שינוי ובקרה של קבוץ קליה.
- הנהלת הקהילה: אחראית להתוות מדיניות, ניהול, בקרה של קהילת קליה ופעילות הקהילה ומוסדותיה. כפופה לאסיפה הכללית, נמצאת בזיקה למזכירות הכללית. הנהלת הקהילה מנוהלת ע"י מנהל הקהילה.
- הנהלה עסקית: אחראית להתוות מדיניות, ניהול, בקרה של כלל העסקים והפעילות העסקית והכספית של קבוץ קליה ותאגידיו. כפופה לאסיפה הכללית, נמצאת בזיקה למזכירות הכללית. מרכז המשק הינו המנהל ויו"ר ההנהלה העסקית.
- שירותי ניהול:
· שירותי גזברות, הנה"ח, כספים – כפופים למגזר העסקי, התקציב מחולק בין העסק לקהילה.
· מש"א – כפוף למנהל הקהילה, התקציב מתחלק בין העסק לקהילה.
נוהלי עבודת המזכירות הכללית:
כללי: נוהלי עבודת המזכירות הכללית אינם מבחינת "ראה וקדש", אלא ביטוי מוסכם לרצונם של חברי המזכירות לקדם ולקיים תרבות ארגונית וניהולית נאותה, אחראית ואפקטיבית.
משמעת – מתייחס לכלל חברי המזכירות:
· לקראת ישיבה – להודיע מראש על אי הגעה, קריאת חומר ההכנה והבאתו לישיבה, להגיע בזמן.
· בישיבה – השתקת ניידים, ביטול כל פעילות אחרת, אין לצאת לסידורים.
· היעדרויות – חבר הנעדר ממרבית הישיבה לא תתאפשר זכות הצבעה.
היעדרות משלוש ישיבות ברצף או משש ישיבות לסירוגין בחצי שנה לא
תתאפשר חברותו בוועדה.
נוהלים – מתייחס ליו"ר:
· לקראת ישיבה – קביעת מועד לישיבה לפחות שבועיים מראש. סדר היום יקבע ע"י היו"ר ויפורסם שבוע מראש לציבור. חומר הכנה לישיבה יחולק חמישה ימים מראש. לכל חבר תיק ובו חומר מצטבר מישיבות קודמות.
· בישיבה – היו"ר מנחה את הדיון ואת סדר הדוברים. פתיחת הדיון בבדיקת ביצוע החלטות קודמות.
בקרה – על עבודת המזכירות:
· אחת לחצי שנה – סקירה כללית, מעקב אחר ביצוע, בקרה פנימית של המזכירות.
· משוב מחברי הקבוץ על שביעות רצונם מתפקוד הוועדה והיו"ר.
· דווח שוטף ע"י בעלי התפקידים – מטרות מול ביצוע.
· ברור בקרב הציבור על נושאים הדורשים טיפול.
יחסים:
חברי המזכירות יעצבו ויקיימו בינם לבין עצמם ובינם לבין חברי קליה (שבחרו בהם), יחסים המבוססים על אמון הדדי, תקשורת פתוחה, נכונות לקבלה, מתן משוב וביקורת.
· הקפדה על תרבות הדיבור.
· חבר המסרב לקבל את מרות היו"ר יקרא לסדר ואף יורחק מהישיבה.